Salesforce 리드 및 비즈니스 책임자를 명함으로 일괄 등록하는 방법

Salesforce를 운영할 때 고객 데이터가 필수적입니다. 반면에 고객 데이터 등록 작업은 Salesforce에 국한되지 않고 고객 관리(CRM) 및 영업 관리 시스템(SFA) 운영에 부담스러울 수 있습니다. 주소, 이름, 이메일 주소 외에 고객 정보는 다양한 입력이 필요합니다. 또, 입력을 조금이라도 잘못하면, 표기 흔들림이나 정보의 부족 등에 의해 업무 효율도 내려갑니다. 만일 접근하려고 한다고 해도 전화 번호가 없거나, 거래처가 중복하고 있었기 때문에 상담중인 것을 깨닫지 않거나 하는 일도 있는 것 같습니다.

보다 쉽게 ​​리드나 비즈니스 책임자를 등록하고 싶은, 표기 흔들림을 없애고 싶다고 느끼고 있는 분도 많은 것은 아닐까요. 그래서 이번에는 명함 관리 서비스 "SmartVisca (스마트 비스카)"를 사용하여 명함에서 쉽게 리드와 비즈니스 책임자를 등록하는 방법을 소개합니다.

명함 캡처

우선, 처음에 명함을 가져옵니다. 캡처 방법은 스캐너에 의한 일괄 캡처와 모바일에 의한 캡처가 있습니다.

스캐너로 캡처하는 경우:

① 스캐너에 명함을 넣고 스캐너가 연결된 PC에서 SmartVisca 스캔 앱을 시작합니다. 앱에서 "스캔 시작"버튼을 누르면 캡처가 시작됩니다.

※SmartVisca 스캐너 캡처에서는 한 번에 30장의 명함을 캡처할 수 있습니다. 1분 안에 약 50장의 명함을 스캔합니다(스캐너에 따라 다름).

② 캡처가 끝나면 아래와 같이 화면에 썸네일 이미지가 표시됩니다.
캡처된 이미지의 방향을 확인하고 목록 이름에 임의의 문자를 입력합니다(여기에서는 목록 이름을 'Salesforce 이벤트 2015 방문자 목록'이라고 함).

리스트명의 지정은 필수는 아닙니다만, 지정을 해 두면 나중에 Salesforce상에서 리스트명에 의한 추출을 할 수 있기 때문에 편리합니다.

또한 미리 Salesforce에서 만든 캠페인에 연결할 수 있습니다. (선브리지 사내에서도, 전시회의 명함을 가져올 때 등 자주 사용하고 있는 편리한 기능입니다).

마지막으로 '이미지 보내기' 버튼을 누릅니다. 이상으로 스캐너에 의한 송신 작업은 완료입니다.

명함 데이터의 송신에 있어서는, 그 밖에도 이하와 같은 지정이 가능합니다.
· 사용자 선택: 명함의 소유자를 지정합니다. 다른 사람이 받은 명함을 대신 가져올 때 등에 사용합니다.
・명함 교환일: 교환일을 지정하는 것 외에, 낡은 명함의 경우는 「과거의 명함」으로서 등록할 수 있습니다. 이렇게 하면 오래된 정보가 잘못 '최신 명함'이 되는 것을 방지할 수 있습니다.
그 외 명함에 기입한 필기 메모의 입력과 그 자리에서 메모 추가 등의 기능도 있습니다.

모바일로 명함 캡처

다음으로, 스마트폰이나 iPad에 의한 모바일로의 캡처에 대해 설명합니다.
미리 기기에 Salesforce 모바일 앱을 설치했습니다.

① Salesforce 모바일 앱을 시작하고 자사 환경에 로그인합니다. 메뉴에서 SmartVisca를 선택합니다.

② 화면에 표시된 카메라 아이콘을 클릭합니다.

③ 절차에 따라 명함 표와 뒷면을 카메라로 촬영합니다. 리스트명이나 필기 메모, 소유자등 필요에 따라서 지정을 실시해, 송신을 해 완료입니다.

 

명함을 리드 및 비즈니스 책임자에 등록

대상 명함 목록 보기

스캐너나 모바일에서 보낸 명함은 몇 분 후에 Salesforce에서 확인할 수 있습니다(1차 배송).
이 단계에서는 OCR에 의해 자동으로 인식된 데이터가 등록됩니다. 다음 영업일에는 오퍼레이터에 의한 체크가 완료된 정확한 최종 데이터가 납품됩니다(2차 납품).

① Salesforce에 로그인하고 '명함' 개체를 선택합니다.

보기에서 보려는 목록을 선택합니다. 뷰는 미리 준비되어 있는 것을 선택하는지, 필요한 조건을 지정해 작성합니다. 여기에서는 미리 작성해 둔 「Salesforce 이벤트 2015 방문자 리스트」를 선택합니다.

 

② "Salesforce 이벤트 2015 방문자 목록"에 등록된 명함 목록이 표시됩니다. 다음은 2차 납품이 완료된 상태입니다. (※이하는 테스트용 데이터이며 실재의 정보는 없습니다)

명함에서 리드나 비즈니스 책임자에게 등록하려면 여러 명함을 일괄로 등록하는 방법과 명함을 개별적으로 등록하는 방법이 있습니다. 또한 자동으로 협력도 가능합니다. 여기에서는 수동으로 등록하는 방법을 소개합니다.

명함 정보를 일괄 리드 또는 비즈니스 파트너 책임자 / 비즈니스 파트너에 등록

① 목록에 있는 모든 명함을 일괄적으로 선택합니다. 메뉴에서 "리드 또는 비즈니스 파트너 및 비즈니스 파트너 책임자에 등록"을 클릭합니다 (리드를 사용하지 않는 경우 "리더 또는 비즈니스 파트너 책임자에 등록"을 선택)

② 다음과 같은 일괄 등록 화면으로 전환합니다. 이미 리드 또는 비즈니스 책임자에 등록되어 있는 경우 해당 회사 이름과 개인 이름이 선택됩니다.

③ 리드와 거래처 책임자의 등록에 있어서는, 이하와 같이 신규로 등록할지의 선택이 가능합니다.

【신규 등록 또는 기존의 갱신】

・이미 거래처나 거래처 책임자가 존재하기 때문에 기존의 정보를 갱신 또는 덮어쓰기
・거래처 책임자만 신규
작성한다

【덮어쓰기 설정】
기존의 리드나 거래처 책임자가 존재하는 경우는, 명함 정보로 덧쓰기를 할지 어떨지를 지정이 가능합니다. 낡은 명함이므로 덮어쓰고 싶지 않다고 하는 경우에 편리합니다. 리드, 거래처 책임자, 거래처마다 지정을 할 수 있습니다.

④ 마지막으로 [저장]을 눌러 등록이 완료되었습니다.

명함 정보를 개별적으로 리드 또는 거래처 책임자·거래처에 등록한다

다음에 개별적으로 등록하는 방법을 소개합니다. 방금 전 목록 화면에서 대상을 하나 선택하여 등록하는 방법 이외에 명함의 상세 화면에서 등록이 가능합니다.

① 등록하고 싶은 명함 정보를 열고 오른쪽 상단의 선택사항에서 「리드 또는 거래처・거래처 책임자」를 클릭합니다

② 등록 화면으로 전환합니다.

우선, 거래처를 등록합니다. 이미 비즈니스 파트너가 있는 경우 기존 계정이 표시됩니다. 별도 신규로 등록할지 여부, 그 밖에 동명의 기업이 없는지 검색할 수도 있습니다.
또한 명함 정보로 기존 비즈니스 책임자를 덮어쓸지 여부를 여기에서 설정합니다.

 

③ 다음으로 거래처 책임자를 등록합니다. 여기서도 명함 정보로 덮어쓸지 여부를 지정할 수 있습니다.

 

④ 마지막으로 명함의 소유자를 지정하고 ToDo도 필요에 따라 등록하면 완료됩니다.

 

등록한 비즈니스 파트너 책임자 확인

다음은 방금 등록한 거래 책임자의 화면입니다. 등록한 명함 정보가 연결되어 있는지 확인할 수 있습니다. 과거에 등록한 명함이 있으면 기록으로 표시됩니다.

 

이상, 명함 정보를 Salesforce에 제휴해 리드나 거래처 책임자를 작성·갱신하는 방법을 소개했습니다.
명함에서 리드와 비즈니스 책임자를 쉽게 만들 수 있으면 데이터 등록 부하가 크게 줄어듭니다.

Salesforce를 활용하려면 데이터를 등록하고 축적하는 것이 중요합니다. 좀처럼 활용이 진행되지 않는, 데이터가 더러운, 명함을 관리할 수 없는 등의 과제를 가지고 계신 분은, SmartVisca의 트라이얼을 시험해 주시면 좋겠습니다.

또한 명함 데이터를 Salesforce와 연계하여 명함을 보기와 목록으로 검색할 수 있을 뿐만 아니라 대시보드와 보고서를 이용한 집계, 기업에 관한 불가 정보 활용 등도 가능합니다. 이쪽에 대해서는 또 다른 기회에 소개합니다.

SmartVisca에 관한 문의・트라이얼의 신청은 이하로부터 연락해 주세요.