PLM 10.문서 관리하기

 

• 10.1문서 관리

  • 문서 등록하기

  • 문서 편집하기

  • 문서 개정하기

  • 상태 변경하기

  • 문서 삭제하기

  • 권한 부여하기

• 10.2문서 활용

  • 문서 찾기

  • 문서 상세보기

  • 문서 메일보내기

문서/도면은 문서, 도면, 도면 작업장으로 구성되어 검색과 관리 기능을 제공합니다. 문서와 도면은 구조와 기능이 유사하여, 기술자료라는 용어로 함께 설명합니다. 구별되는 기능은 각각 문서와 도면이라는 용어로 구분합니다.

10.1문서 관리

PLM Cloud에서는 문서를 체계적으로 관리하기 위해 다음과 같은 라이프사이클과 속성 정보들을 사용합니다.

문서 라이프사이클

문서의 라이프사이클은 다음과 같은 상태로 구분되며, 회사별로 다르게 설정될 수 있습니다. 자세한 사항은 관리자에게 문의하십시오.

그림 10-1문서 라이프사이클

표 10-1문서 라이프사이클상태프로세스세부 내용권한

작성	N/A	등록 후 상태	읽기,수정,삭제(작성자),상태변경
결재중	결재	결재 상신후 결재 완료 전까지의 상태	읽기,상태변경(결재자)
승인	N/A	결재 후 상태	읽기,개정

문서 속성

관리되고 있는 문서의 속성정보들은 다음과 같습니다.

표 10-2문서 속성정보항목유형설명

문서 번호	입력	생성시 코드 템플릿에서 정의된 규칙에 따라 자동 채번되거나 수기 입력
문서 명	입력	문서의 이름
버전	조회	문서의 버전은 리비전과 이터레이션의 조합으로 구성(예: A.1, 또는 1.1)
상태	조회	문서의 라이프사이클 상태 (작성, 결재중, 승인 등)
분류 체계	입력	분류체계에 등록된 문서 분류기준
개요	입력	문서의 개요
변경정보	입력	연관 ECO정보
변경사유	입력	변경에 대한 사유
작성	조회	문서를 생성한 사용자와 생성일시
수정	조회	문서를 마지막으로 수정한 사용자와 수정일시
첨부파일	입력	문서에 첨부된 파일
URL Link	입력	문서에 추가된 URL Link
Changes	조회	문서의 변경 이력 (왼쪽으로 밀기를 클릭)
프로세스	조회	문서의 프로세스 수행 이력 (왼쪽으로 밀기를 클릭)
버전이력	조회	문서의 작성/수정/개정 이력 (왼쪽으로 밀기를 클릭)
공유위치	조회	문서가 공유되어 있는 위치 정보
Task	입력	문서와 연관있는 Task 정보
Comment	입력	문서 관련 댓글

문서 번호와 버전은 시스템 환경 설정시 자동 채번 또는 수기 입력으로 지정할 수 있습니다.

회사별로 설정값이 다를 수 있으므로 자세한 사항은 관리자에게 문의하시기 바랍니다.

상세조회 및 편집 창에서는 속성정보들을 탭으로 분류하여 표시합니다. 탭 종류는 다음과 같습니다.

표 10-3문서 속성정보 탭 종류탭기능

등록정보	문서에 대한 등록정보가 표시됩니다.
Changes	문서의 변경에 대한 상세 이력이 표시됩니다.
프로세스	문서에 대한 프로세스 수행이력이 표시됩니다.
버전이력	문서 버전에 대한 상세 이력이 표시됩니다.
권한관리	문서에 대해 부여된 권한 정보가 표시됩니다.

문서 등록하기

새로운 문서를 등록하려면 다음의 절차를 따르세요.

그림 10-2문서 등록

1. >문서/도면>문서의 목록에서 추가를 클릭하거나 나의 워크스페이스>플로팅 메뉴>문서를 클릭하세요.

2. 선택사항 : 문서 번호를 입력하세요. (시스템 환경변수에서 수기입력 가능하도록 설정된 경우에만 해당)

3. 문서 명을 입력하세요.

4. 선택사항 : 문서 대분류를 입력하려면 검색을 클릭하세요. "분류체계"창이 열리면 입력하려는 분류체계를 지정하고 선택을 클릭하세요.

5. 선택사항 : 개요를 입력하세요.

6. 선택사항 : 변경정보를 입력하려면 검색을 클릭하세요. "객체 검색"창이 열리면 입력하려는 ECO를 검색하여 선택하고 확인을 클릭하세요.

7. 선택사항 : 변경사유를 입력하세요.

8. 선택사항 : 첨부파일을 등록하려면 추가를 클릭하세요. 자세한 사항은 A.4 첨부파일 등록하기를 참고하십시오.

9. 선택사항 : URL link를 등록하려면 추가를 클릭하세요. 자세한 사항은 A.5 URL link 등록하기를 참고하십시오.

10. 저장을 클릭하세요.

시스템 환경에서 문서번호를 자동 채번하도록 설정하고 채번 규칙에 분류코드가 포함되도록 정의하면 문서 등록시 반드시 문서대분류가 입력되어야 합니다.

문서 편집하기

문서 편집은 작성 상태에서만 가능합니다. 문서를 편집하려면 다음의 절차를 따르세요.

1. >문서/도면>문서의 목록에서 편집할 문서의 더보기>편집을 클릭하세요.

2. 편집 창이 열리면 등록정보 탭을 클릭하세요.

3. 문서에 대한 등록 정보를 변경하세요.

4. 변경된 내용을 저장하기 위해서 저장을 클릭하세요.

수정이 완료되면 버전의 이터레이션이 1 증가됩니다. (예 : A.1 -> A.2)

문서 개정하기

승인된 문서를 수정하기 위해서는 개정을 해야 합니다. 문서를 개정하려면 다음의 절차를 따르세요.

1. >문서/도면>문서의 목록에서 개정할 문서의 더보기>개정을 클릭하세요.

2. 편집 창이 열리면 등록정보 탭을 클릭하세요.

3. 문서에 대한 등록 정보를 변경하세요.

4. 변경된 내용을 저장하기 위해서 저장을 클릭하세요.

개정이 완료되면 버전의 리비전이 증가됩니다. (예 : A.1 -> B.1)

상태 변경하기

등록된 문서의 상태를 변경하려면 다음의 절차를 따르세요.

1. >문서/도면>문서의 목록에서 더보기>상태변경을 클릭하세요.

2. “상태변경 요청” 창이 열리면 변경 후 상태 목록에서 변경하고자 하는 상태를 선택하세요. 변경 후 상태는 회사별로 설정에 따라 다를 수 있습니다.

3. 상태 변경을 클릭하세요.

만약 변경후 상태로 “결재중”이 선택된 경우 “결재 상신” 창이 열립니다. 결재 상신에 대한 자세한 사항은 A.3 결재 상신하기를 참고하십시오.

문서 삭제하기

등록된 문서를 삭제하려면 다음의 절차를 따르세요.

1. >문서/도면>문서의 목록에서 더보기>삭제를 클릭하세요.

2. 삭제를 확인하는 창이 열리면 확인을 클릭하세요.

• 문서 삭제는 “작성” 상태에서만 가능합니다.

• 문서 삭제는 참조아이템으로 등록되지 않은 문서만 가능합니다.

• 문서 삭제는 리비전을 삭제하는 것이며, 최초 리비전일 경우 문서가 삭제됩니다.

권한 부여하기

문서에 대한 권한을 부여하려면 다음의 절차를 따르세요.

1. >문서/도면>문서의 목록에서 더보기>편집을 클릭하세요.

2. 편집 창에서 권한관리 탭을 클릭하세요.

3. 권한관리 목록에서 추가를 클릭하세요.

4. “사용자 검색” 창에서 권한을 부여할 사용자, 그룹, 조직, 역할을 선택하고 확인을 클릭하세요.

5. 목록에 추가된 사용자, 그룹, 조직, 역할에게 부여하고자 하는 권한을 선택하세요.

6. 선택사항 : 부여된 권한을 해제하려면 목록의 우측에 있는 X를 클릭하세요.

7. 저장을 클릭하세요.

시스템 설정으로 부여된 기본 권한은 사용자가 해제할 수 없습니다.

사용자가 직접 추가 하거나 권한 요청 승인에 의해 추가된 권한은 기본 권한보다 우선 합니다.

10.2문서 활용

업무 효율을 높이기 위해서는 등록된 문서들을 쉽게 활용할 수 있어야 합니다. PLM Cloud는 문서의 활용도를 높이기 위해 다양한 기능을 제공합니다.

문서 찾기

등록되어 있는 문서를 다양한 조건의 필터를 적용하여 쉽게 찾을 수 있습니다. 문서를 찾으려면 다음의 절차를 따르세요.

1. >문서/도면>문서를 클릭하세요.

2. 선택사항 : 필터에 적용할 검색조건을 목록에서 선택하거나 입력란에 입력하세요. 검색조건이 안보이는 경우 상단 페이지 이름 옆의 을 클릭하세요.

표 10-4문서 검색 필터항목유형설명

문서 번호	입력	생성시 코드 템플릿에서 정의된 규칙에 따라 자동 채번되거나 수기 입력
문서 명	입력	문서의 이름
버전	입력	리비전과 이터레이션의 조합으로 구성(예: A.1, 또는 1.1)
개요	입력	문서의 개요
상태	목록	문서의 라이프사이클 상태 (작성, 결재중, 승인 등)
등록자	입력	문서 정보를 등록한 사용자
최종수정자	입력	문서 정보를 최종수정한 사용자
등록일(기간)	입력	문서 정보가 등록된 일자
최종수정일(기간)	입력	문서 정보가 최종수정된 일자
문서분류체계	입력	분류체계에 등록된 문서 분류기준
최신보기	확인	여러 버전이 존재하는 문서의 경우 최신 버전만 검색
즐겨찾기	확인	즐겨찾기로 등록되어 있는 문서를 검색

1. 선택사항 : 저장된 검색조건 목록에서 조건 이름을 선택하세요. 자주 사용하는 검색조건은 저장할 수 있으며, 자세한 사항은 A.8 검색조건 저장하기를 참조하십시오.

2. 선택사항 : 검색 조건을 초기화하려면 초기화를 클릭하세요.

3. 검색을 클릭하세요.

검색 결과 목록에서 할 수 있는 기능은 다음과 같습니다.

• 목록에서 문서를 클릭하면 속성정보에 상세 정보가 표시됩니다.

• 등록 또는 최종 수정자의 이름을 클릭하면 “사용자 정보” 창이 열립니다.

• 목록 오른쪽의 즐겨찾기를 클릭하면 즐겨찾기 문서로 등록됩니다.

• 즐겨찾기로 등록된 상태에서 한 번 더 클릭하면 즐겨찾기가 해제됩니다.

• 목록 오른쪽의 다운로드를 클릭하면 첨부파일을 다운로드할 수 있는 창이 열립니다.

• 목록 오른쪽의 더보기를 클릭하면 실행 가능한 메뉴가 표시됩니다. 메뉴는 문서의 상태와 권한에 따라 다르게 표시되며, 메뉴의 종류와 기능은 다음과 같습니다.

표 10-5문서 목록 더보기 메뉴메뉴기능

상세조회	문서의 상세 내용을 조회할 수 있는 창이 열립니다.
편집	문서 정보를 편집할 수 있는 창이 열립니다.
삭제	문서의 리비전을 삭제합니다.
상태변경	문서에 지정된 라이프사이클로 상태변경을 진행합니다.
권한 요청	문서에 대한 권한을 요청할 수 있는 창이 열립니다.

권한 요청하기

권한이 없는 경우 권한을 요청할 수 있습니다. 자세한 방법은 A.1 권한 요청하기를 참고하십시오.

문서 상세보기

문서에 대한 상세 정보를 조회하려면 다음의 절차를 따르세요.

1. >문서/도면>문서의 목록에서 더보기>상세조회를 클릭하세요.

2. 창이 열리면 탭 목록에서 탭 명(등록정보, Changes, 프로세스, 버전이력, 권한관리)를 클릭하여 상세 정보를 조회하세요. 각 탭에 대한 상세 정보는 문서의 속성정보 탭 종류를 참고하십시오.

3. 상단 오른쪽에 있는 X를 클릭하여 창을 닫으세요.

문서 메일보내기

PLM Cloud는 외부 협업을 지원하기 위해 문서를 메일로 보내는 기능을 제공합니다. 보안을 위해 메일에는 다운로드 페이지 링크 주소와 임시 비밀번호만을 포함하고 있으며, 메일 수신자는 다운로드 페이지에 임시비밀번호로 접속하여 문서의 첨부파일을 다운로드 받을 수 있습니다. 메일로 보낼려면 다음의 절차를 따르세요.

1. >문서/도면>문서의 목록에서 보낼 문서들을 선택하세요. 목록 좌측의 문서 이미지를 클릭하면 선택됩니다.

2. 목록 하단에 표시되는 Snack Bar 메뉴>이메일 발송을 클릭하세요.

3. "이메일 쓰기" 창이 열리면 이메일 제목과 수신처를 입력하고 메일 내용을 입력하세요.

4. 선택사항 : 문서의 첨부파일을 삭제하려면 목록에서 X를 클릭하세요.

5. 선택사항 : 삭제한 첨부파일을 복원하려면 목록 위에 있는 Reload를 클릭하세요.

6. 발송을 클릭하세요.

이메일 쓰기에서 삭제된 첨부파일은 원본 문서에서 삭제되는 것이 아니고 이메일에서만 삭제되는 것입니다. 메일 수신자가 접속하는 다운로드 페이지에서는 삭제된 첨부파일이 표시되지 않습니다.

메일 수신자는 메일 본문에 포함되어 있는 임시 비밀번호와 다운로드 페이지 링크 주소를 통해 메일에 첨부된 첨부파일을 다운로드 할 수 있습니다. 메일의 첨부파일을 다운로드 받으려면 다음의 절차를 따르세요.

1. 수신 메일 본문에 있는 다운르드를 클릭하세요.

   웹브라우저가 실행되고 로그인 페이지로 이동됩니다.(사용자 PC환경에 따라 다를 수 있습니다.)

2. 메일 본문에 있는 이메일 주소와 임시비밀번호를 ID,비밀번호란에 입력하세요.

3. 로그인을 클릭하세요.

4. 다운로드 페이지로 이동되면 첨부파일을 선택하고 다운로드를 클릭하세요.

이메일 본문에 임시 비밀번호의 유효기간이 표기되어 있습니다.

외부 협업시 유효기간내에 다운로드 받을 수 있도록 안내하시기 바랍니다.