Salesforce' Global Picklist 설명

 

 

 

 

 

Salesforce에서 구현하기 쉽고 우수한 데이터 품질을 제공하지만 새 관리자가 거의 사용하지 않는 기능을 자주 접합니다. Global Picklist 은 이러한 기능 중 하나입니다.

전역 선택 목록은 여러 개체에서 사용할 수 있는 중앙 값 집합을 제공하여 데이터 정확성과 연속성을 보장하도록 정의할 수 있습니다. 이 기사에서는 Salesforce Global Picklists가 무엇인지와 이를 사용하기 위한 모범 사례에 대해 자세히 알아볼 것입니다.

 

Salesforce Global Picklist이란 무엇입니까?

저는 리드를 연락처로 변환하는 동안 오류가 발생했을 때 몇 년 전에 Global Picklist을 처음 발견했습니다(많은 Salesforce 관리자와 같은 방식일 것입니다).

리드의 선택 목록이 변환 레코드의 선택 목록에 매핑되고 필드 값이 존재하지 않는 경우(계정, 연락처 또는 기회) 이 오류가 발생합니다. 이 예에서 선택 목록은 연락처에 있습니다.

이 오류 메시지는 연락처에 존재하지 않는 리드의 선택 목록 값이 있다는 것을 의미합니다. 선택 목록을 다시 확인하면 그것이 사실임을 알 수 있습니다.

이 두 선택 목록은 동일해야 하지만 연락처 레코드에서 "남극 대륙"이라는 값 하나가 누락되었음을 알 수 있습니다. 우리가 변환하려는 리드에 이 선택 목록 값이 있습니다. "HQ Continent" 필드는 변환 시 매핑되고 선택 목록 값이 일치하지 않으므로 오류 메시지가 나타납니다.

이는 하위 산업, 영역, 제품, 관심 영역 또는 하위 상태 등 여부에 관계없이 항상 발생합니다. 이들은 모두 여러 개체에서 동일한 값을 가져야 하지만 시간이 지남에 따라 또는 사람에 의해 동일한 값을 가져야 하는 선택 목록 필드의 예입니다. 오류가 발생하면 약간의 변형으로 끝납니다. 이는 Marketo 또는 HubSpot과 같은 항목에 무제한 선택 목록이 연결된 경우에 특히 일반적입니다. 이러한 통합 시스템은 더 많은 선택 목록 값을 생성할 수 있으며 이와 같은 오류가 발생할 때까지 즉시 알아차리지 못할 것입니다.

이 문제에 대한 해결책은 Global Picklist입니다. Salesforce Global Picklist은 여러 개체에 대해 동일한 선택 목록 값 집합이 필요할 때마다 사용해야 합니다. 이 예에서 선택 목록은 "HQ Continent"라고 합니다. 지구에는 항상 동일한 대륙이 있기 때문에 작업 중인 개체에 관계없이 동일한 선택 목록 값 세트를 사용하여 용도를 제시하고자 합니다.

Salesforce에서 전역 선택 목록을 만드는 방법

실제로 전역 선택 목록을 만드는 방법에는 두 가지가 있습니다. 두 가지 방법을 모두 살펴보겠습니다. 하나는 아직 어디에도 존재하지 않는 새로운 선택 목록으로 시작하는 경우에 유용합니다. 다른 하나는 선택 목록이 이미 개체에 있지만 다른 개체에서 이러한 선택 목록 값을 사용하려는 경우에 유용합니다.

1. Create a Brand New Global Picklist

설정 에서 선택 목록 값 집합 으로 이동합니다 .

새로 만들기 를 클릭 합니다 .

선택 목록 값 집합의 이름을 지정하고 평소와 같이 값을 입력합니다. 그런 다음 저장 을 클릭 합니다.

선택 목록 값 집합이 생성되면 원하는 개체로 이동하여 이 선택 목록 값 집합의 값을 사용하여 선택 목록 자체를 생성할 수 있습니다 .

이 필드가 있어야 하는 모든 곳에서 이 프로세스를 반복합니다. 필요에 따라 리드에서 연락처, 계정 또는 기회로 매핑하는 것을 잊지 마십시오.

2. Promote an Existing Global Picklist

이 방법은 한 개체에 기존 선택 목록이 있고 이를 전역 선택 목록의 기초로 사용하려는 경우에 좋습니다.

이 예에서는 제품 선택 목록(제품 A, B 또는 C)을 사용합니다. 리드에서는 리드가 관심을 갖고 있는 제품을 나타냅니다. 계정에서는 구매한 제품을 나타냅니다. 하지만 저희 회사는 A, B, C만 판매하고 상호 배타적이어서 항상 같은 픽리스트를 사용할 수 있습니다. 리드에는 이미 기존 선택 목록이 있으므로 이를 Global Picklist의 기초로 사용할 것입니다.

기존 선택 목록 필드로 이동하고 편집 을 클릭한 다음 전역 값 집합으로 승격을 클릭합니다 .

필드 레이블을 입력하고 전역 값 집합으로 승격을 다시 클릭합니다.

여기에서 여러 개체에 기존 선택 목록 필드가 있는 경우 까다로울 수 있습니다. 그 중 하나만 Global Picklist으로 승격 할 수 있습니다. 동일한 값을 사용해야 하는 나머지 선택 목록 필드는 새 필드로 다시 생성해야 합니다 (대부분 이전 필드의 데이터를 정리하고 가져온 새로운 분야로).

기존 Global Picklist을 사용하기 위해 기존 선택 목록 필드를 가져오는 방법은 없습니다. 이미지에서 볼 수 있듯이 유일한 옵션은 새로 만들기, 재정렬 및 ​​바꾸기를 추가하는 것입니다. 여기에는 단일 값 추가가 포함됩니다. 여기에는 전역 값 집합의 선택 목록 값을 사용하기 시작할 수 있는 옵션이 없습니다.

유일한 조치는 이전 선택 목록 사용을 중지하고 대신 새 선택 목록을 만드는 것입니다. 새 선택 목록을 만들 때 전역 선택 목록 값 집합을 사용하는 옵션을 선택합니다. 이는 특히 대량 업데이트해야 하는 레코드가 많거나 이 필드를 참조하는 통합이 있는 경우 번거로울 수 있습니다.

기존 선택 목록 필드를 전역 선택 목록을 사용하는 새 필드로 다시 만들 때 제안되는 단계는 다음과 같습니다.

 

• Create the new picklist using the Global Value Set.
• Mass update the new picklist (refer to the old picklist for reference – note that you may need to cleanse this data if the picklist values don’t match exactly).
• Stop using the old picklist in Salesforce and exclusively refer to the new one. Depending on your org’s data policies, this may include (in no particular order):
  1. Updating Reports/Dashboards.
  2. Updating List Views.
  3. Updating Page Layouts.
  4. Update any integrations that refer to these fields.
  5. Renaming the old field with your legacy field naming convention, or deleting the old field.
  6. Notifying users to stop using the old field, and start using the new field
  7. Map the new fields to each other on Lead conversion.

 

보시다시피 꽤 많이 관련되어 있습니다! 앞으로 새 선택 목록을 만들 때마다 이 선택 목록이 여러 개체에 있어야 하는지 자문해 보십시오. 대답이 "예"인 경우 필요한 항목에 항상 액세스할 수 있도록 먼저 전역 값 집합 을 만드십시오.

요약

다음은 전역 선택 목록에 대해 주의해야 할 몇 가지 중요한 사항입니다.

• 전역 선택 목록 값은 기본적으로 "제한된 선택 목록"입니다. 통합 시스템은 새 선택 목록 값을 삽입할 수 없습니다.
• 필드 종속성에서 전역 선택 목록 값을 사용할 수 있습니다.
• 유효성 검사 규칙에서 전역 선택 목록 값을 사용할 수 있습니다.
• 전역 선택 목록 값은 최종 사용자 관점에서 일반 선택 목록과 동일한 것으로 나타납니다.

표준 선택 목록과 전역 값 집합을 사용하는 선택 목록의 유일한 차이점은 값의 출처라는 점입니다. 동일한 필드 유형이지만 값은 필드 자체 또는 전역 값 집합에서 가져올 수 있습니다.